Nachdem ich euch vor zwei Wochen mein Team Mate Andreas Kühl als Initiator des Teams, Content Creator und Blogger, vorgestellt habe, mache ich mir heute Gedanken, wie ein Team erfolgreich und geschmeidig miteinander arbeiten kann. Und das nicht nur gemeinsam an einem Ort, sondern auch über eine Distanz von über 500 Kilometern und ausschließlich online.
Aus freien Stücken zusammen arbeiten oder nicht?
Es kommt sicherlich nicht oft vor, dass sich, wie in unserem Fall, ein Team aus freien Stücken entscheidet, gemeinsam an Projekten zu arbeiten. In Unternehmen werden Teams häufig einfach aus verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen zusammengewürfelt, ohne auf Sympathien oder Antipathien zwischen den Teammitgliedern Rücksicht zu nehmen.
Ist die Freiwilligkeit des Zusammenschlusses ein Garant für den Erfolg? Kann ein Team auch funktionieren und harmonieren, wenn die Teammitglieder eher unfreiwillig zusammenarbeiten? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit es keinen Kleinkrieg innerhalb eines Teams gibt?
Ich habe bei meinen Festanstellungen jahrelang in Teams gearbeitet – in den unterschiedlichsten Konstellationen – mit wechselnden Erfolgs- und Stressfaktoren. Oft hat sich der Spruch „der Fisch stinkt vom Kopf her“ bewahrheitet – immer dann, wenn die Geschäftsführung von außen in die Teamprozesse eingegriffen hat, weil sie der Gruppendynamik nicht vertraut hat.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren
Aus meinen Erfahrungen habe ich die für mich wichtigsten Faktoren für ein harmonisches und erfolgreiches Miteinander im Team zusammengefasst.
Augenhöhe
Alle Mitglieder im Team sind gleichberechtigt – keines ist mehr oder weniger wichtig – alle nehmen das Thema und das Team ernst und haben ein Interesse, das Team mit ihrem Arbeitseinsatz voranzubringen
Vertreter/Sprecher nach außen
Das Team wählt ein Mitglied aus seiner Mitte, das die Gruppe in der Außenbeziehung unterstützt. Damit haben sie aber keinen Chef gewählt, der von nun an das Sagen hat, sondern nur einen Sprecher, der (in der Regel) als Einziger mit anderen Teams, der Geschäftsführung oder der „Außenwelt“ kommuniziert, Kontakt hält oder Informationen einholt.
Gruppendynamik
Jedes Teammitglied übernimmt im Team eine Rolle – bewusst oder unbewusst. Es gibt Anführer, Mitläufer, Außenseiter, Unterstützer, Moderatoren oder Organisatoren. Die Rollenverteilung wird sich im Laufe der Arbeit verändern, Rollen werden getauscht oder aufgegeben. Dieser dynamische Prozess gehört zur Teamarbeit, auch wenn dabei gefühlt viel Zeit verloren wird. Jede Rolle hat ihre Berechtigung und ist für die Gruppe wichtig.
Intensive Kommunikation
Je größer das Team, desto besser müssen die Mitglieder untereinander kommunizieren. Nur wenn immer alle auf dem gleichen Wissensstand sind, können die einzelnen Akteure ihren effektiven Beitrag leisten. Mit der Kommunikation steht und fällt der Erfolg des Teams. Dabei ist Information eine Bringschuld, das heißt, wer die Information hat, muss sie den anderen Teammitgliedern weitergeben und darf nicht darauf hoffen, dass er nach der Information gefragt wird.
Offene Diskussion
Im Rahmen der Teamarbeit ergeben sich selbstverständlich viele Diskussionen. Sie sind wichtig, um gegensätzliche Standpunkte in die Arbeit zu integrieren, Probleme aus verschiedenen Gesichtspunkten zu betrachten oder unterschiedliche Lösungsansätze zu finden.
Für jede Diskussion muss gelten:
- keine Idee wird niedergemacht
- jeder muss mit seiner Meinung gehört werden
- Gesagtes bleibt im Raum und wird nicht nach außen getragen
- nicht jede Diskussion bringt ein Ergebnis, aber jede Diskussion bringt das Team weiter
Nach meiner Erfahrung wurden oftmals Ergebnisse einer langen Diskussion erst zu einem viel späteren Zeitpunkt für das Team relevant. Auch das muss ein Team aushalten können.
Termintreue
Meilensteine, verabredete Termine und andere Absprachen muss jedes Teammitglied ernstnehmen und auch einhalten. Sollte das einmal nicht möglich sein, müssen Probleme rechtzeitig im Team angesprochen und Termine frühzeitig abgesagt oder verschoben werden. Nur so kann die reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des Teams funktionieren.
Ziele klar formulieren
Bei vielen Projekten, die von Teams bearbeitet werden, ist die Zielsetzung von Anfang an von außen (z. B. der Geschäftsführung) vorgegeben – hier können von den Teammitgliedern nur Zwischenziele/Meilensteine definiert und die entsprechenden Maßnahmen festgelegt werden. Wenn sich ein Team aus freien Stücken für eine Projektarbeit zusammenfindet, ist eine Definition gemeinsamer Ziele besonders wichtig, denn sie bestimmen die weitere Zusammenarbeit. Alle im Team müssen mit den formulierten Zielen einverstanden sein und zielgerichtet arbeiten.
Reflektion und Kontrolle
Im Laufe der Teamarbeit gehen gemeinsame Ziele schon einmal „verloren“, heißt, vor lauter Arbeit verliert man sie aus dem Blick. Dann ist es wichtig, nicht einfach blind weiterzulaufen, sondern innezuhalten und die Arbeiten und Arbeitsschritte zu reflektieren. Sind wir noch auf dem richtigen Weg – stimmen die Rahmenbedingungen noch – ist das Umfeld unverändert? Muss auch nur eine der Fragen mit „nein“ beantwortet werden, muss die Arbeit überdacht und die Richtung der Arbeiten wieder an die Ziele angepasst werden. Das ist kein Makel, sondern ein wichtiger Prozess bei so etwas Komplexem wie einer Teamarbeit.
Zwischenmenschliches
Ein Team arbeitet in der Regel über einen längeren Zeitraum täglich zusammen. Diese Art der Arbeit erfordert ein engeres Miteinander, als es in der normalen Alltagsarbeit der Fall ist. Wenn man sich dann schon morgens darauf freut, wieder einen Tag mit den Teamkollegen zusammenzuarbeiten, ist man im richtigen Team angekommen. Gute zwischenmenschliche Beziehungen sind hier besonders wichtig. Ein Lächeln hier, ein gemeinsames Lachen dort und schon ist die Stimmung entspannt. Sich selbst nicht so wichtig nehmen und auf den Teamkollegen Acht geben – es menscheln lassen, denn jeder hat mal einen schlechten Tag … all das hilft dabei, gemeinsam im Team Spaß und dann auch Erfolg zu haben.
Diese Auflistung ist aus meinen persönlichen Erfahrungen entstanden und erhebt keinen Anspruch auf fachliche Korrektheit oder Vollständigkeit. Vielleicht hast Du weitere oder andere Erfahrungen mit der Teamarbeit gemacht. Schreib mir gerne und ich werde meine Liste ergänzen.
Am Ende
Wie eingangs schon erwähnt, habe ich über viele Jahre, beginnend mit meinem Studium, immer wieder in Teams gearbeitet. Sie waren an den Unternehmensstandort gebunden, regional oder global, hatten 4, 10 oder 20 Mitglieder. Wir haben persönlich und täglich oder über Telefon und Videokonferenzen miteinander gearbeitet – die Technik war in diesen Jahren noch nicht so perfekt wie heute. Es wurde deutsch oder englisch gesprochen. Nicht immer waren die Themen leicht oder die Zusammenarbeit ein Zuckerschlecken.
Eines war fast allen Teams gemeinsam: es hat mir sehr viel Spaß gemacht, mit erst fremden Menschen und am Ende lieben Kollegen oder sogar Freunden zu arbeiten. Ich habe sehr viel von meinen Teamkollegen gelernt und konnte viele mit meinen Fähigkeiten bereichern. Jedes Mal habe ich meine Rolle(n) im Team gefunden. Aber am schönsten waren immer der Zusammenhalt und das Vertrauen, das sich mit den Wochen und Monaten entwickelt hat – und das gemeinsame Feiern.
Und heute arbeite ich wieder in einem tollen Team – leider über 500 km entfernt von meinen beiden Mitstreitern. Wir werden uns nicht sehr oft live treffen, dafür aber mindestens einmal pro Woche virtuell – unser Jour Fixe. Wir haben uns Routinen geschaffen, die Kommunikation und Information regeln und vereinfachen. Bei Fragen oder Problemen chatten wir oder treffen uns schnell mal via Google Meet oder Facetime – aber manchmal auch nur, um ein bisschen zu quatschen. Wir geben uns regelmäßig Feedback – nicht nur zu Arbeiten an gemeinsamen Projekten – und wir vertrauen einander.
Der erste „Betriebsausflug“ ist auch schon geplant – wenn Corona es zulässt. Und das wichtigste: wir haben Spaß mit unserer Zusammenarbeit – der Erfolg wird sich auch bald einstellen.
In meinem nächsten Beitrag werde ich euch die dritte im Bunde vorstellen – Katja Reisswig, die Kommunikationsexpertin und Bloggerin aus Berlin. Auch sie hat spannendes zu erzählen – stay tuned.