Team und Teamwork waren schon einige Male Themen in meinem Blog – Teams haben mich in den 30 Jahren meiner Festanstellung immer begleitet. Teamwork macht mir einfach Spaß – viel Spaß.
Gemeinsam intensiv an einem Thema zu arbeiten und dabei die eigenen Fähigkeiten und Erfahrung, das Wissen einbringen zu können, ist sehr aufregend. Sich immer wieder intensiv auszutauschen und gegenseitig zu unterstützen bringt jede:n einzelnen, aber auch das Team voran. Gemeinsam selbst gesteckte Ziele zu verfolgen und Verantwortung zu übernehmen – all das bringt Menschen auch in ihrer persönlichen Entwicklung weiter und fördert ihre Sozialkompetenz.
Nach 5 Jahren Selbständigkeit als Freelancerin bin ich endlich wieder Teil eines Teams. Und in unserem Team läuft es gut.
Ich finde es aber wichtig, mich mit dem „Problem Teamkrise“ auseinanderzusetzen, bevor sie vielleicht kommt – ich will in ruhigen Zeiten Strategien entwickeln, die in Krisenzeiten hilfreich sein können. Denn wenn ein „Hauen und Stechen“ losgeht, bleibt sicher keine Zeit, ein sinnvolles Vorgehen zu entwickeln.
Tücken der Teamarbeit
Immer, wenn Menschen eng zusammenarbeiten, muss nicht alles „Friede – Freude – Eierkuchen“ sein. Jedes Teammitglied bringt berufliche und persönliche Erfahrungen mit in das Team und die Arbeit ein. Jede:r hat die eigene Persönlichkeit und Stärken, das Wissen und die Fähigkeiten, aber auch Emotionen und Verletzungen aus der Vergangenheit, Stimmungen, persönliche Erfahrungen und Probleme, Gedanken, Unsicherheiten und Ängste im Gepäck.
Gerade, wenn sich ein Team neu zusammenfindet, sich die einzelnen Personen nicht oder nicht persönlich kennen, ist eine reibungslose Zusammenarbeit nicht einfach. Wenn dann auch noch eine räumliche Distanz (z. B. Homeoffice) oder äußere Umstände, wie eine Pandemie, persönliche Treffen erschweren oder unmöglich machen, kann die Zusammenarbeit schon mal schwierig werden. Andererseits kann auch eine zu große Nähe und intensive Zusammenarbeit – quasi ein Lagerkoller – zum Problem werden.
Teamarbeit reißt Menschen, die sie nicht gewohnt sind, aus ihrem vertrauten Arbeitsablauf. Der stellt eine gewisse Gewohnheit dar und vermittelt Sicherheit. Im Team und besonders unter den beschriebenen „verschärften Bedingungen“ kann aus dem vertrauten Arbeitsumfeld ein Minenfeld werden, bei dem jeder Schritt oder jede Äußerung eine Explosion auslösen könnte. Dabei können bei dem Einen oder der Anderen schon mal die Fragen „Bin ich in diesem Team richtig?“, „Will ich weiter in dem Team arbeiten?“ auftauchen oder, und das ist noch schlimmer, die innerliche Kündigung.
Bevor die Situation eskaliert, muss gegengesteuert werden. Bloß, wie?
Nur, wenn das ganze Team die Krise sieht und als Chance erkennt, ist es möglich, auch in Zukunft wieder vertrauensvoll gemeinsam zu arbeiten.
Nach meinen Erfahrungen geht der Weg raus aus der Krise nur schrittweise, beginnend mit …
… Schritt 1: „Was läuft nicht?“
Wichtig ist, dass alle Teammitglieder bereit sind, sich an einen Tisch zu setzen und ihre Probleme klar und offen zu formulieren. Für die Aussprache muss genug Zeit eingeplant sein, damit jede:r die persönlichen Unsicherheiten und Besorgnisse äußern kann. So fühlt sich jede:r ernst genommen. Der gemeinsame Austausch kann schon etwas Last von den Schultern nehmen. In ganz schlimmen Krisen ist es sicher hilfreich, für diese Gesprächsrunde und für die folgenden Schritte eine:n Mediator:in oder eine neutrale Person als Moderator:in um Unterstützung zu bitten.
Offenheit ist hier oberstes Gebot. Zurückhaltung und falsche Freundlichkeit sind nicht gefragt. Allerdings sollte auf Anfeindungen verzichtet werden und, soweit es emotional geht, ein neutraler Umgang gewählt werden.
Wenn jedes Teammitglied die Probleme aus seiner/ihrer Sicht schildern konnte, folgt …
… Schritt 2: „Was läuft gut?“
In einem Team oder einer Krise ist nicht immer alles schlecht. Nach der Sammlung der negativen Punkte sollten jetzt auch die positiven zusammengetragen werden. So gewinnen alle Beteiligten schon ein wenig Abstand von den Problemen. Erfahrung, Fähigkeiten und Kenntnisse im Team, die von der Misere unbeeinflusst sind, können so herausgestellt werden. In einer Krise ist es wichtig, die Balance wiederzufinden. Dafür müssen sich alle auf ihre Rolle im Team und die eigenen Fähigkeiten besinnen.
Jetzt sollte die Stimmung sich schon ein wenig beruhigt haben. Der nächste Schritt bringt uns zurück zu den Anfängen des Teams – mit der Frage …
… Schritt 3: „Was hat uns zusammengeführt?“
Es gibt immer Gründe, warum sich ein Team zusammengefunden hat – interne und externe. Vielleicht bringt das Gespräch über diese Findungsphase den Teammitgliedern wieder ins Gedächtnis, warum sie sich entschieden haben, Teil des Teams zu werden. War der Zusammenschluss freiwillig und auf eigene Initiative, gilt es, sich die Beweggründe jedes:r Einzelnen noch einmal in Erinnerung zu rufen. Wurde das Team von einer Geschäftsführung oder Leitung geformt, ist es für jede:n Einzelne:n vielleicht wichtig, hier noch einmal die Gründe zu erfahren.
Jetzt ist sich jede:r wieder bewusst, welches Können und Wissen sie/er mitbringt und warum diese für das Team wichtig sind. Das sollte das Selbstvertrauen jedes:r Einzelnen stärken. Jetzt folgt der nächste …
… Schritt 4: „Wie waren die Erwartungen an die Zusammenarbeit?“
Jede:r stößt mit bestimmten Erwartungen an die Arbeit zu einem Team, hat oft genaue Vorstellungen, wie die Zusammenarbeit funktionieren sollte.
Allerdings entwickelt jede Gruppe, jedes Team auch eine eigene Dynamik – Gruppendynamik. Dieser Prozess ist in jeder Gruppe normal und beeinflusst, fördert oder hemmt die Entwicklung der Gruppe. Rollen werden (oft unbewusst) übernommen, es bilden sich Regeln und Umgangsformen heraus, die Gruppe entwickelt ihre eigene Kultur und ein Machtgefüge.
Das alles gehört zum Prozess und ist dynamisch. Es geht so lange gut, wie alle Mitglieder sich mit dem so entstandenen Konstrukt wohl fühlen. Erst, wenn die Erwartungen einzelner oder der Mehrheit der Gruppenmitglieder nicht mehr erfüllt werden oder sich Rollen verschieben, beginnt es zu kriseln.
Jetzt ist es notwendig, dass die Erwartungen, Ziele und Vorstellungen jedes:r Einzelnen an die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe/des Teams, offen ausgesprochen werden. Jede:r muss die Möglichkeit haben, sich ohne Unterbrechungen durch die anderen Teilnehmer zu äußern. Oft werden dabei die Diskrepanzen zwischen Anspruch und Wirklichkeit schon sehr deutlich – sicher auch zum ersten Mal für alle begreifbar. Denn dieses Gespräch, das eigentlich am Anfang jeder Teambildung stehen sollte, wird selten geführt.
Der erste Schritt zur Lösung der Probleme ist gemacht. Jetzt folgt der nächste, sehr viel persönlichere …
… Schritt 5: „Wie waren die Erwartungen an die einzelnen Teammitglieder?“
Nachdem die Erwartungen an die Zusammenarbeit offen liegen, geht es jetzt darum, die Erwartungen an die anderen Teammitglieder zu formulieren – Achtung: es könnte sehr emotional werden.
Hier geht es mehr denn je um eine Offenheit auf Augenhöhe und eine möglichst sachliche Kommunikation. Die Emotionen der Beteiligten sollten sich im Laufe des Prozesses so weit neutralisiert haben, dass auf persönliche Vorwürfe und Anfeindungen verzichtet werden kann. Auch in diesem Schritt müssen wieder alle Personen am Tisch zu Wort kommen, ohne unterbrochen zu werden. Persönliche Gefühle können und dürfen nicht bewertet oder kritisiert werden.
Jetzt wird die Realität um die persönliche Sicht der Beteiligten ergänzt. Der Abgleich zwischen den Ansprüchen der Einzelnen und der Gruppe als Ganzes macht die Probleme, die zu dieser Krise geführt haben, deutlich.
Ein weiterer Baustein ist nun, die Erwartungen an das Team und die einzelnen Mitglieder in einer konstruktiven Diskussion in Ziele und Maßnahmen umsetzen, die die zukünftige Zusammenarbeit bestimmen. Dies ist …
… Schritt 6: „Was wollen und können wir im Team gemeinsam erreichen?“
Dieser Schritt wird nicht bei allen auf Zustimmung stoßen. Einwände wie „Das macht doch eh‘ keinen Sinn!“ oder „Wie soll das denn weitergehen?“, sind angesichts der schwierigen Situation verständlich und sollten ernst genommen werden.
Das Augenmerk der Diskussion muss sich jetzt auf den Wandel richten. Gemeinsam muss das Team Ziele entwickeln, die nur gemeinsam erreicht werden können. Jede Idee ist hier willkommen – neue und bereits formulierte Ziele sind möglich.
Die Ziele definieren einerseits, wie diese schwierige Zeit erfolgreich gemeistert werden kann. Andererseits sollte der Blick auch auf Ziele für die weitere Arbeit gerichtet sein.
Ziele können für verschiedene Bereiche festgelegt werden. Beispiele sind:
- Kommunikation untereinander und mit Externen
- Interaktion der Teammitglieder und gegenseitige Unterstützung
- Arbeitsabläufe und -prozesse
- Verteilung der Aufgaben und Rollen
Die definierten Ziele in eine Maßnahmenplanung umzusetzen, erfordert …
… Schritt 7: „Wie können wir gemeinsam diese Ziele erreichen?“
Gemeinsam plant das Team seine Zukunft mit konkreten Schritten zur Umsetzung der erarbeiteten Ziele. Es entwickelt eine Art Aktionsplan für die kommende Zeit. Dadurch gibt sich die Gruppe einen positiven Handlungsrahmen, der Stabilität und Planbarkeit für jede:n einzelne:n bedeutet.
Auch hier sind neue Konzeptionen und Ideen gewünscht, weg von Prozessen, die in der Vergangenheit zu der Krise geführt haben. Wichtig ist u. a. diese Fragen zu beantworten:
- Welche Ideen kann das Team kurz-, mittel- oder langfristig umsetzen?
- Welche Ideen liegen allein im Handlungsbereich des Teams, welche werden von außen, z. B. Kunden, beeinflusst?
- Wie müssen Arbeitsabläufe geändert werden?
- Wer muss dafür was tun – bis wann – und wie?
- Was benötigt das Team, um eine Änderung nachhaltig zu etablieren?
Je detaillierter die Maßnahmen beschrieben werden, desto leichter ist es, sie umzusetzen. Voraussetzung ist aber der Wille der Teammitglieder, diese Umsetzung auch durchzuführen.
Am Ende ist es ratsam, für die weitere, jetzt hoffentlich erfolgreiche und stressfreie, Zusammenarbeit die Frage zu klären, …
… Schritt 8: „Wie können wir in Zukunft die Fehler vermeiden?“
Menschen und Teams machen Fehler, vielleicht ja auch mehr als einmal. Daher ist es wichtig, für die Zukunft Kontrollmechanismen zu verabreden, damit die gleichen Fehler oder Probleme nicht erneut auftreten. Das geht nur, wenn Umschwünge in der Stimmung innerhalb des Teams frühzeitig erkannt werden.
Gemeinsam sollte man Vorgehensweisen vereinbaren, die verhindern, überhaupt wieder in eine Krise zu gelangen. Dabei ist es hilfreich, sich noch einmal vor Augen zu führen, welche Ursachen und Folgen die gerade überstandene Krise hatte. Was könnte/muss im Team optimiert werden, um die identifizierte(n) Ursache(n) zu vermeiden? Auf welche Warnsignale muss in Zukunft geachtet werden und welche Sofortmaßnahmen können dann getroffen werden, damit die Situation nicht wieder eskaliert?
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Ob meine Erfahrungen allgemeingültig sind, weiß ich natürlich nicht – mir hat es schon geholfen, sie endlich einmal zusammenzustellen. So ist mir wieder bewusst geworden, was wir in unserem großartigen Team tun müssen, um nie in eine wie auch immer geartete Krise zu schlittern.
Vielleicht konnte ich Dir ja auch helfen und Dir zeigen, welche Möglichkeiten es gibt, Dein Team auf den richtigen Weg zu halten oder zu bringen. Lass es mich gerne wissen.